Три шага для повышения конкурентоспособности во время кризиса

Многие компании в сегменте малого и среднего бизнеса недостаточно эффективны из-за некачественной организационной структуры. Этим недугом болеет большинство компаний, но эта же проблема во время кризиса является и возможностью. 

Без ясной и понятной всем сотрудникам оргструктуры работа компании по сути основывается на договоренностях внутри команды. Нет четкого разделения ролей, сотрудники сами между собой спонтанно договариваются о взаимодействии. Так как члены команды делят обязанности не централизованно по всей компании, а проговаривают сферы ответственности каждый друг с другом индивидуально, "организационная структура" становится набором маленьких договоренностей между отдельными людьми. При этом часто путаются задачи и остаются огромные блоки задач, за которые вообще никто не отвечает. В итоге в компании часто возникает эффект "горячей картошки" - задачи перебрасываются из одела в отдел, так как ни за кем не закреплена ответственность. Или, наоборот, сотрудники топчутся друг у друга по головам, стремясь выполнить выгодную задачу.

На спокойном рынке компании с такой "понятийной структурой" могут работать годами, но качество их услуг или продуктов будет постепенно ухудшаться из-за растущего количества внутренних сбоев. К тому же такой бизнес очень сложно масштабировать - понятийные договоренности плохо клонируются.  

В компании, представляющей из себя набор сотрудников с путанным функционалом, даже названия должностей обычно очень условные, так как сочетание функциональных обязанностей многих сотрудников напоминает калейдоскоп. Сотрудников, которые, например, и бухгалтер, и закупщик, а если надо - и маркетолог, я называю “бэтменами”. Потому что они иногда выполняют просто нереальное сочетание задач. Очень плохая управленческая привычка - строить бизнес, основанный на “бэтменах”. Зависимость от “бэтменов” - это патология.

Проблемы со структурой - болезнь большинства компаний в сегменте малого и среднего бизнеса. Причина на поверхности: низкая культура ведения бизнеса в стране. Но эта же проблема является и возможностью. Ведь большинство конкурентов болеют этим же недугом. Соответственно, компания, которая сумеет построить эффективную оргструктуру, автоматически становится более конкурентоспособной.

Стимул в кризис

Во время кризиса решение вопроса с организационной структурой может стать фундаментом развития бизнеса и построения конкурентной стратегии. В этот период руководитель должен направить главный фокус на увеличение  продаж. То есть при построении организационной структуры самое большое внимание нужно уделить построению эффективных функциональных блоков, отвечающих за продажи и маркетинг.

Здесь действует важное правило - в организационной структуре необходимо изолировать функцию привлечения новых клиентов. То есть для эффективного привлечения новых клиентов важно, чтобы люди, которым отведена эта роль в оргструктуре, сфокусировались исключительно на привлечении новых клиентов. Невозможно быть олимпийским чемпионом в пяти видах спорта одновременно. Для достижения максимального результата в любом деле необходимо сфокусироваться только на этом деле. Поэтому, если вам нужны чемпионы по привлечению новых клиентов, надо выделить и изолировать соответствующие центры ответственности. Это отделы, занимающиеся маркетингом (особенно интернет-маркетингом) и продажами.

Им надо сфокусироваться исключительно на привлечении новых клиентов, а также, возможно, на повторных продажах существующим клиентам. Все прочие функциональные блоки, такие как обработка заказов, логистика, производство, закупки, финансы, мы выделяем в специализированные отделы.

Структура - это люди 

Организационная культура - это как рецепт в кулинарии. Структура показывает, кто нам нужен, в каком количестве. Но наличие хорошего рецепта не гарантирует вкусного блюда. Еще нужны ингредиенты. В нашем случаем ингредиенты - это люди. Поэтому важнейшей задачей реализации организационной структуры на практике является нахождение лучших сотрудников. Если на растущем рынке компания может позволить работать с некомпетентными сотрудниками, то в кризис такие ошибки не прощаются. Руководитель должен быть уверен в том, что каждый человек, который работает в компании, является оптимальным кандидатом на занимаемую позицию как по профессиональным, так и по личным качествам.

Именно поэтому очень важно, чтобы компания усиленно искала и находила таких людей. Рынок труда Украины намного лучше, чем полагают многие собственники бизнеса. Просто надо усилить функцию поиска сотрудников. Поэтому в организационной структуре важно выделить центр ответственности за привлечение новых сотрудников - рекрутера (или несколько), который будет сфокусированно заниматься поиском лучших сотрудников. Подчиняться они могут менеджеру по персоналу или напрямую директору.

Важно понимать, что рекрутинг и управление персоналом компании - это разные зоны ответственности. Качественный поиск сотрудников на рынке труда требует вовлеченности в процесс и скрупулезности. Важно, чтобы человек, который подбирает персонал, занимался только этим. У большинства компаний работа для такого человека будет всегда, поскольку есть ряд вакансий, которые в принципе никогда не должны закрываться. Например, хороший менеджер по продажам. Для большинства компаний это сотрудники, которых много не бывает. Поэтому задача компании - постоянно мониторить рынок труда в поисках ценных сотрудников.

Коварные финансы

В кризис одна из наибольших проблем бизнеса -  регулярное возникновение кассовых разрывов и риск попадания в зону неплатежеспособности. Именно по этой причине важно реализовать в организационной структуре эффективную функцию управления финансами. Это означает, что в структуре должен быть отдельный сотрудник (центр ответственности), отвечающий за управленческий финансовый учет, финансовое планирование, управление движением денежных средств. Далеко не всегда им будет бухгалтер. В идеале это должен быть финансовый директор, но если компания не может позволить себе такого сотрудника, отличной альтернативой является позиция финансового менеджера. На эту вакансию откликается очень много достаточно толковых кандидатов, способных эффективно выполнять перечисленные задачи.

Это ключевые аспекты, на которые необходимо обратить внимание при построении эффективной организационной структуры. Важно также помнить, что организационная структура - это живой организм, она постоянно меняется. Поэтому крайне важно ее постоянно обновлять и доносить перемены до всех сотрудников компании. Кроме этого, актуальная организационная структура компании должна быть одним из первых документов, с которым знакомятся новые сотрудники, приходящие в организацию. Помните: если вы хотите выиграть чемпионат - найдите себе лучших игроков и правильно расставьте их на поле. Расстановка на поле - это и есть организационная структура. Это фундамент успеха. А дальше уже следует сама игра. Но это другая история…

Автор - Кирилл Куницкий, основатель и идейный вдохновитель компании “Бизнес-Конструктор”